La conclusione di un evento può essere effettuata solo a determinate condizioni:
- per prima cosa è necessario che sia stata superata la data di esecuzione: non si può concludere un evento in qualunque momento
- chi conclude l'evento può essere solamente l'Activities Officer che l'ha organizzato o, in seconda battuta, un Primary Officer che decide di farlo al posto suo (l'iscritto base non può ovviamente compiere questa operazione)
Quando si desidera concludere un evento, bisogna innanzitutto recarsi alla pagina dell'evento. In alto a destra si troverà il pulsante “Chiudi evento”.
Premendo il pulsante, verrà caricata una nuova pagina in base alla tipologia dell'evento.
¶ Evento senza premi
Nel caso di evento senza premi, dopo aver premuto il pulsante l'evento viene concluso.
La conclusione di questo evento non prevede l'assegnazione di premi ai partecipanti.
¶ Evento con pacchetti prezzo
Nel caso di conclusione di un evento con pacchetti prezzo, viene caricata una pagina con gli elementi essenziali dell'evento, che sono:
- titolo dell'evento da concludere
- data di esecuzione dell'evento
- numero di iscritti
- valutazione dei premi proposti (numero di partecipanti premiati / totale dei chilometri da assegnare)
Sono inoltre presenti due campi che in questa fase possono essere modificati:
- Premio chilometrico dell'evento
- Valore della penalità
Subito sotto questa sezione, si può trovare l'elenco dei partecipanti all'evento. Per ogni partecipante sono disponibili varie colonne:
- Nome iscritto
- Profilo: riporta se la persona ha account in Rombo.app e se è socio del chapter
- Trasporto: riporta che mezzo di trasporto ha usato e se era pilota o passeggero
- Pagamento: riporta se il pagamento è stato verificato dal Treasurer
- Km anno: riporta il chilometraggio accumulato prima di questo evento nel corso dell'anno
- Premio proposto: riporta il premio da ricevere (nel caso il premio non sia dovuto, vi sarà la scritta “Nessuno”)
- Penalità: una casella di spunta per segnare chi deve ricevere la penalità chilometrica
- Km dopo erogazione: riporta il valore in chilometri dopo l'assegnazione del premio
- Esito: un riepilogo della premiazione o i motivi per cui il premio non è dovuto
¶ Chi può ricevere il premio
Non tutti i partecipanti possono ricevere il premio in chilometri. Un partecipante riceve il premio solo se:
- ha un account in Rombo.app (chi viene iscritto come “ospite” non riceve premi)
- è socio del chapter
- ha pagato per l'evento e il suo pagamento è stato verificato dal Treasurer
- ha utilizzato la motocicletta (chi partecipa con altri mezzi di trasporto non concorre al premio)
¶ Accetta premi e chiudi evento
Nella sezione inferiore della pagina, si trova la parte che determina la conferma della chiusura definitiva. Con questa operazione si conclude l'evento e registra premi e penalità secondo i valori impostati sopra.
Nel caso di errori o dimenticanze, si può sempre tornare alla pagina dell'evento con il comando “Modifica iscrizioni”. Fino a questo momento non si è modificato nulla.
Quando si è sicuri che tutto sia corretto, premere il pulsante “Accetta premi e chiudi evento”.
L'evento verrà concluso, verranno assegnati i premi previsti e verrà mostrata una notifica a schermo con il riepilogo, come quella che segue:
In caso di errori, è possibile riaprire l'evento.