Con Rombo.app è possibile tenere traccia di tutte le entrate ed uscite economiche di ogni evento, semplificando così il lavoro dei tesorieri dei chapter.
Per prima cosa, è necessario sapere che per la gestione della Prima Nota Eventi è necessario avere il ruolo di Primary Officer. Inoltre il proprio gruppo deve aver acquistato la licenza Premium.
Per gestire la Prima Nota Eventi, la prima cosa da fare è:
¶ Compilare il piano dei conti
Per compilare il piano dei conti è necessario scegliere la funzione “Piano dei Conti” dal menu della home page.
Entrando nella pagina “Piano dei Conti” sarà possibile utilizzare il modulo sulla sinistra per aggiungere nuovi conti. Ogni conto deve avere:
- un codice (esempio: RIC001)
- una descrizione (esempio: Ricavo Quote Soci)
- un tipo (che può essere Costo o Ricavo)
Con il pulsante Crea Conto, il nuovo conto viene aggiunto a quelli esistenti.
Una volta che il conto è stato creato, può essere utilizzato per le registrazioni. Fino a quando non viene utilizzato, è inoltre possibile cancellarlo, con il pulsante sulla destra.
Dopo aver compilato il piano dei conti, il passo successivo è:
¶ Fare le registrazioni di prima nota
Per fare le registrazioni che riguardano un evento, per prima cosa bisogna scegliere l'evento da lavorare.
L' evento deve aver superato la data di esecuzione e tutti i pagamenti ricevuti devono essere stati verificati.
Una volta controllato questo, è necessario premere il pulsante “Registra Prima Nota” nel menù evento:
Premendo questo pulsante viene caricata la pagina della contabilità dell'evento:
In questa pagina è possibile vedere:
- il totale Entrate: all'inizio a 0,00
- il totale Spese: all'inizio a 0,00
- l'Utile Netto: all'inizio a 0,00
Per avviare la compilazione, bisogna innanzitutto importare i ricavi dai pagamenti dei partecipanti. Per farlo, premere il pulsante “Consolida Ricavi”:
- se nessuno ha pagato, verrai avvisato con un messaggio “Non risultano quote d'iscrizione da consolidare per questo evento.”
- altrimenti verranno caricati tutti i pagamenti verificati dell'evento:
Una volta che hai caricato tutti i pagamenti, puoi:
- esaminare nei badge in alto come si è modificato il totale Entrate;
- cancellare eventuali pagamenti errati o indesiderati;
- registrare nuove spese, utilizzando il modulo nella parte inferiore della pagina:
Una volta che tutte le spese dell'evento sono state registrate, premendo il pulsante “Esporta prima nota in Excel” potrai creare un foglio di calcolo con i dati contabili, da utilizzare esternamente a Rombo.app.
Se vuoi modificare il Piano dei Conti, puoi sempre farlo premendo il pulsante “Vai al piano dei conti”.
Se vuoi tornare alla pagina dell'evento, puoi fare anche questo, premendo il pulsante “Torna all'evento”.